新入社員がしがちな報告のミスとは？【実例と改善案も】

社会人になってから耳にタコができてしまいそうなほど聞く「報連相」という言葉。

報告・連絡・相談の3つの略称であるが、今回はそのうちの1つ「報告」について新入社員がしがちなミスの実例、心得ておくべきことを紹介します。

報告とは何のためにするのか

報告は何のためにするのか。それは、組織をまとめる管理者に自分の状況を知ってもらうことが目的です。

組織が作業を円滑に実行するためには、一人一人が何をしているのかを管理者が把握する必要があります。

新入社員がしてしまう報告のミス

新入社員がしてしまう報告のダメな理由を、具体例を挙げて解説していきます。

話すことがまとまっていない

だいたいの内容が頭に入っているからいけるだろう、という考えで報告しにいきそうになりますが、これは NG

まずはこの3つを頭に入れてから報告しに行くようにしましょう。

経緯から報告する

次の報告例を聞いてどこが悪いのか考えてみましょう。

この悪い報告例の場合、聞き手は「 B 地点にはたどり着くことができませんでした」という言葉を聞くまで話し手の目的がわかりません。

話し手の目的がわからない以上、前半部の内容は記憶するほかないため、前半部の内容が複雑であるほど聞き手は混乱してしまいます。

文章はほとんど同じで、違いは結論を最初に追加しただけです。

たったこれだけで聞き手の負担は大きく軽減されます。

最適な報告の手順

報告に一番適している話し方とされるのが「PREP法」です。

PREP法はプレゼンテーションなどにも使われます。

なぜなら聞き手が一番理解しやすい方法だからです。

1. 結論を聞いてこれから話すことの概要を理解
2. 理由を聞いて納得
3. 具体例を聞いて直感的にも理解する
4. 結論を聞いて頭に染み込ませる

新入社員がしがちな報告のミス：まとめ

報告のコツは以下です。

大事なことなので三度書いておきました。

報告を完璧にして新入社員としてのスタートダッシュをきりましょう。